HOME > コラム > 購入した本は、すべて『新聞図書費』になるとは限らない？

書籍を購入した場合の費用を経費に計上する際、『新聞図書費』という勘定科目で計上します。

新聞図書費は、従業員の専門知識や業界知識を得るために活用されるべきもので、ひいては会社の成長につながる“必要経費”として処理されます。

ですが、すべての書籍が経費として計上できるわけではありません。

今回は、勘違いしやすい新聞図書費の概要や、経費計上の際の注意点などを解説します。

業種や職種によっては、その分野における専門知識や業界知識などが身についていないと、業務に支障をきたす場合があります。

そのために、会社の経費で新聞や書籍、雑誌などを購入する必要性がでてきます。

このような理由で購入した書籍等の経費のことを『新聞図書費』といいます。

新聞図書費に仕分けされるものは、新聞や書籍のほかに、下記のようなものがあります。

・専門書籍購入費用

・雑誌の購入費用、定期購読費用

・官報購入費用

・新聞購読料

・住宅地図等の購入費用

・統計資料の購入費用

・路線価図、都市計画図などの購入費用

仕分けの際のポイントは、経費の“名目”ではなく、事業に関係あるかという“実態”です。

法人であれば、新聞は経費になりますが、個人事業主の場合は事業に直接関係がある場合のみ経費になります。

また、会社のオフィスの休憩室などに新聞や雑誌を備え付ける場合は、新聞図書費ではなく、『福利厚生費』となります。

また、一時的に雑誌や新聞を購入する必要が出た場合は、『雑費』として計上します。

新聞図書費になるかどうかは、事業に関係あるかどうかです。

経営ノウハウ本は、読み手の思考や仕事のやり方の指針を示すものであり、事業に直接関係するとはいえないので、新聞図書費には計上できません。

また、株式投資やFX投資、不動産投資に関する本は、投資を事業として行っている会社であれば新聞図書費として計上できますが、それ以外の会社は上記と同じ理由につき、基本的には認められません。

これは法人でも個人事業主でも同じです。

雑誌を1部ずつ購入するのではなく、年間で定期購読する場合、経理上の処理が変わることがあります。

年間定期購読は通常、1年分の購入費用を前払いすることになります。決算をまたぐ場合は、決算月までの期間の代金を新聞図書費として計上し、決算月以降の代金は“前払金”として計上します。

また、新聞図書費扱いにできる百科事典やシリーズもののような書籍は、まとめて購入すると10万円を超えてしまうケースがあります。

そのような場合、全巻セットで取引されているものであれば“減価償却資産”として計上する決まりになっています。

ただし、1冊ずつ分けて購入することができ、1冊当たりの金額が10万円以下であれば、新聞図書費として計上することができます。

書籍の購入費用を新聞図書費に全額計上している企業も少なくないと思いますが、原則として事業に関係のない書籍は、新聞図書費として計上できませんし、計上時期にも注意が必要です。

税務調査の際にきちんと説明ができるように、普段からしっかりと仕分けしておくことをおすすめします。