電子帳簿保存法が改正！データ保存の要点と税務調査への対応は？
『電子帳簿保存法』が改正されました。
この法律は、これまでデータでやりとりした請求書などの国税関係書類について、紙での保存を認めていたものを、2022年以降には規模を問わず、すべての企業でデータでの保存を行うように定めています。
今回は、電子帳簿保存法の改正にともなうデータ保存のポイントや、税務調査に対応するための要点についてお伝えします。
デジタル社会への転換で変わった法律
電子帳簿保存法は1998年にできた法律です。
当時は、法律の適用要件が厳しかったため、それを実務に適用する企業はほとんどありませんでした。
しかし、近年、テレワークの導入増加やペーパーレス化、デジタル社会への転換期を迎え、帳簿書類を電子データ保存することへの機運が高まったことから、2022年に要件緩和とルール変更が行われました。
今回の改正にあたり、法律のメインの変更点は、電子商取引の領収書、たとえばアマゾンや楽天などの必要経費領収書などを、紙媒体ではなく、電子データで保存することが義務付けられた部分です。
法改正により、電子データでの保存義務が生じる帳簿書類は、おもに以下の3種類です。
- ECサイトで購入した領収書
- PDFで添付された請求書
- FAXで送られた請求書をデータ保存した場合の請求書 など
ほかにも、注文書や契約書、見積書を電子データでやりとりした場合は、電子データによる保存が義務化されます。
電子データに『タイムスタンプ』を押す
さて、新たに改正された同法では、書類保存に関して、さまざまな点が変更されました。
税務書類を保存しておく主な理由のひとつに、「税務調査に対応する」という目的が挙げられます。
今回の法改正において、税務調査の内容は大きく変化するものではないと考えられます。
そもそも電子帳簿保存法とは、「国税に関わる帳簿書類を電子データで保存する」ことがメインの改正点となっている法律であり、調査内容に影響が出ることはないでしょう。
帳簿書類とは、
ここでいう帳簿書類とは、主に以下の書類を言います。
- 決算書（B／S・P／L）
- 総勘定元帳
- 領収書
- 請求書
- 契約書など
これらの帳簿書類データを、法的に効力のあるものとする重要なポイントは、『タイムスタンプ』を付けることです。
タイムスタンプとは、保存された書類が原本であることを証明するものです。
タイムスタンプが押されていることが確認されてはじめて、帳簿書類の原本と認められることになります。
タイムスタンプの付与手順は以下の3ステップです。
（1）領収書等をスキャナーやスマホを利用して電子化する
（2）タイムスタンプシステムに電子データをアップロードする
（3）電子データの承認完了後にタイムスタンプが付与される
もし、受領した書類にすでにタイムスタンプが付いているのであれば、改めて付与する必要はありません。
タイムスタンプが付与されていないデータがあった場合は、紙の原本が必要になりますので、これまで通り捨てずに保管しておきましょう。
ただし、タイムスタンプ要件につき、下記のとおり緩和されていますので、覚えておきましょう。
・タイムスタンプの付与期間が、記録事項の入力期間と同様、最長約2か月と概ね7営業日以内とされました。
・受領者等がスキャナで読み取る際の国税関係書類への自署が不要とされました。
・電磁的記録について訂正又は削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認することができるクラウド等（注1）において、入力期間内にその電磁的記録の保存を行ったことを確認することができるときは、タイムスタンプの付与に代えることができることとされました。
このほか、法改正前は、所轄の税務署に『国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書』の提出義務がありました。
しかし、法改正後は事前承認制度が廃止されたため、不要となっています。
税務調査時に確認されるポイント
税務調査では、帳簿に記帳している内容が正しいかどうかを判断するために、領収書等の信憑性をチェックします。
このチェック作業にスムーズに対応するためには、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを導入するなど、求められたデータを素早く見つけ出せるシステムを構築しておく必要があります。
『日付』『金額』『取引先』の検索をかけて、すぐにデータを見つけられるシステムづくりのほか、帳簿の種類ごとにファイル保存するなど、資料がすぐに見つかる工夫をしておきましょう。
また、保存データの修正や変更などがあった場合には、その作業をした理由がわかるような書類の添付や、メモを残しておくことも大切です。
なお、2022年1月から2年間の電子取引情報については、これまで通りの紙の保存が認められています。ただし、2024年1月からは電子帳簿保存法の保存要件を満たす必要があります。
電子帳簿保存法の改正や、電子保存に移行したのちの税務調査のポイントについて、解説しました。
移行後は、タイムスタンプやデータの訂正記録など、そのデータが実際に信用できるかについても、わかるように記録する必要があります。
間違いのないよう、自社の体制を一度確認してみてはいかがでしょうか。